De stappen die hieronder beschreven staan vindt u terug in het Stappenplan opzet PE dat u in het linkermenu kunt downloaden. Dit is een bewerkbaar Excelbestand dat u kunt gebruiken voor uw eigen planning.
De bedrijfsleider start met de verplichte Start to Practice. Deze training is onmisbaar om goed van start te kunnen gaan; de hieronder beschreven onderwerpen komen daarin ruimschoots aan bod.
Ontwerpen
Na de eerste coachingsbijeenkomst van de Start to Practice-training gaat u de PE concreet vormgeven. U schetst het organogram van de PE met bijvoorbeeld de afdelingen in- en verkoop en daarnaast een of meer ondersteunende afdelingen (afhankelijk van de doelstelling waar u de PE voor inzet). U ontwerpt de benodigde processen en bijbehorende documenten (formulieren en dergelijke). Vervolgens bepaalt u per afdeling de functies die de trainees gaan bekleden en welke concrete werkzaamheden ze gaan uitvoeren. U regelt ook de methodiek voor het verdelen van de werkzaamheden (bijvoorbeeld per mail naar de afdelingen of via een planbord) zodat trainees weten welke werkzaamheden ze gaan verrichten. En wat zeker noodzakelijk is: dat een introductieprogramma voor de eerste werkdagen wordt opgesteld.
Om u een idee te geven van de mogelijkheden hebben we 2 voorbeeld-PE's voor u uitgewerkt.
Vlaggensite is een voorbeeld van een PE die veel aandacht geeft aan de financieel-administratieve processen. De PE kent dan ook de volgende afdelingen: Verkoop / Inkoop / Administratie / Management. Binnen de eerste 3 afdelingen wordt met subafdelingen gewerkt.
HemelsSchoon is een brede PE waarin alle afdelingen min of meer even sterk vertegenwoordigd zijn. De gebruikte afdelingen zijn Verkoop / Inkoop + Magazijn / Administratie / Office Management / HRM-Juridisch / ICT.
De volgende documenten geven u een idee van een mogelijk ontwerp. Uiteraard bent u vrij om in uw eigen PE afdelingen te combineren, te laten vervallen of extra afdelingen toe te voegen.
Organiseren
Tegelijkertijd organiseert u een aantal praktische zaken. U maakt per trainee een account aan in het PE-portaal en kent deze de benodigde bevoegdheden toe. U bepaalt welke producten en/of diensten de PE gaat verkopen. U richt het Gmail-account in dat u voor uw PE heeft ontvangen. Overigens is het ook mogelijk om de trainees tijdens de organisatiefase een actieve rol te laten innemen (zie verder in Opstarten).
U zorgt voor een trainee-inwerkprogramma, u bedenkt of trainees tussentijds van functie wisselen of juist niet en u plant feedbackmomenten in, bijvoorbeeld in de vorm van een einde-proeftijd-gesprek.
Ten slotte zorgt u voor een overlegstructuur binnen uw PE, maar ook voor overleg daarbuiten met eventuele collega-bedrijfsleiders en andere PE-betrokkenen binnen uw organisatie.
Opstarten
Als uw PE-organisatie voldoende vaste vorm heeft, kunt u de PE gaan opstarten. Die opstartfase begint op de dag dat de eerste trainees aan de slag gaan. Om dat goed te laten verlopen is het nodig dat er voldoende werkzaamheden ‘in de pijplijn’ zitten om de trainees zinvol aan het werk te houden. Klik in de menubalk hierboven op het onderdeel Ondernemen voor meer informatie.
Om te starten hoeft de PE-organisatie niet per se tot in de puntjes geregeld te zijn. U kunt er ook voor kiezen om trainees tijdens de opstartfase een deel van de PE-organisatie mee op te laten bouwen. Denkt u bijvoorbeeld aan het opzetten van de boekhouding of het inrichten van de website (met of zonder webshop) of het ontwerpen van documentsjablonen (huisstijl) en PR-materiaal, zoals folders in meerdere talen.
In de opstartfase zult u ook producten en diensten voor de PE gaan inkopen. Bij voorkeur gebeurt dat bij andere PE’s. Als deze daar niet verkrijgbaar zijn, doet u inkopen bij de Groothandelsmarktplaats binnen het PE-portaal, zeg maar uw persoonlijke ‘Makro'. Verder kunt u via PenNed-diensten ook regelen dat uw PE op gezette tijden per mail facturen voor nutsvoorzieningen en verzoeken tot het doen van btw-aangifte ontvangt. Meer info daarover vindt u bij het onderdeel Ondernemen/Werk genereren.
Tijdens de opstartfase van een nieuwe PE zult u waarschijnlijk nog allerlei ‘kinderziektes’ tegenkomen, zoals onjuiste of onvolledige informatie in het PE Portaal of een werkverdeling die nog niet helemaal klopt. Het (mee) oplossen van die kinderziektes kan krachtige leerervaringen voor uw trainees opleveren.
Klik voor meer informatie op een van de opties in het menu links en/of raadpleeg het onderdeel Bibliotheek-Opzetten.
